Estratégia organizacional de equipe UX
Fazer pessoas e times trabalharem de forma colaborativa . Nesse tópico é focada a organização de estrutura, composição de time e definições de papel
Serviço
Design Ops e Lead
Cliente
Ano
2021
O Lacrei é uma Ong criada para reunir e fortalecer, em um só lugar, a inclusão de saúde, jurídica e psicossocial de pessoas LGBTQIAP+. Fazemos a ponte entre a comunidade e profissionais de saúde, advogados e empresas preparadas para atender com segurança e qualidade.
Como nossos desginers trabalham de maneira voluntária, não temos as 40 horas semanais como em um trabalho convencional. Precisamos otimizar a entrega dos voluntários, organizar os fluxos e manter a equipe motivada.
Usando Design Ops
Design Ops é o departamento (ou a pessoa) que planeja, define e gerencia o processo de design dentro de uma empresa. Seu objetivo é garantir que o time de design se transforme em uma máquina — funcionando com alta eficiência, baixo atrito, e gerando artefatos de design de altíssima qualidade.
Quando você está em um boa sintonia com a equipe, as entregas acontecendo e tudo girando, dificilmente se vê os problemas organizacionais que pode estar enfrentando. Mas eles existem. Uma boa entrega não significa que a sua equipe está 100% otimizada e que tudo vai ficar bem daqui um mês ou dois, é como criar uma torre de Jenga: as coisas começam bem mas conforme você move um recurso de um lugar e coloca no topo da torre, com o tempo, a torre fica instável. — Com a equipe enxuta tudo funciona, mas conforme abrimos sprints, realocamos recursos para squads e entram voluntários novos, as coisas dão indícios de desmoronamento.
Para conter esse desmoronamento, busquei algum sistema organizacional de equipe e entrega e encontrei um mapa de atuação do Design Ops e ele se encaixou perfeitamente nas necessidades do time. Neste artigo vamos abordar apenas a parte de colaboração desse mapa:
Organização da estrutura
Para criar a organização estrutural separamos basicamente quais tipos de entregas fazemos e como nosso time é estruturado.
Estratégia: Onde descobrimos, levantamos hipóteses e confirmamos tópicos atuando em pesquisas e design thinking
Implementação: onde os protótipos e telas são gerados e entregues.
Composição do time
Aqui mapeamos os componentes do nosso time de ux e isso nos dá um visão clara do tipo de profissional que atua em cada etapa. Isso facilita a ter uma visão macro de como o time funciona, quais áreas o profissional atua e se é possível trabalhar em mais de uma.
Com o mapeamento de composição de time conseguimos entender melhor como alocar tarefas para cada perfil profissional, o desenvolvimento de carreira e no recrutamento de profissionais.
Definição dos papéis
Na definição de papéis é mapeado todos os voluntáries do time e onde eles atuam dentro da composição, assim temos o controle de quais áreas precisam de apoio e contratação de profissionais e quais estão em equilíbrio ou saturadas.
Fazemos um tipo de entrevista com o usuário, conversamos sobre quem ele é, por que está atuando como voluntário qual skill sente mais afinidade e quis ele quer aprender.
Além disso, também podemos deixar nossos objetivos e papéis como equipe mais claros com a ajuda de algumas dinâmicas. Gosto muito de usar duas em particular: a Team Charter Canvas onde podemos definir o propósito, obstáculos e expectativas de cada equipe assim como o papel de cada pessoa. Outro cavas que acho interessante para uso individual é o Personal Business Model Canvas, com ele conseguimos entender qual a visão do voluntários sobre si mesmo, o time e suas capacidades.
Rituais e Reuniões
Como um time voluntário que trabalha nas horas vagas, precisamos otimizar muito bem nossos horários entre rituais reuniões e execução de tarefas:
Weekly:
Reunião onde todas da equipe, PO e possíveis stakeholders atualizam periodicamente a respeito da situação do projeto, pontos de atenção, entregas que serão realizadas, discutimos os impeditivos e damos idéias para agregar a entrega.
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Status atual de um projeto;
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O progresso recente;
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As principais decisões que foram tomadas;
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Planos de ação a serem executados.
Refinamento:
Organizar, limpar e ordenar o Backlog do Produto aos olhos da equipe. Junto com os voluntáries abrimos as tarefas no backlog, refinamos as tarefas e damos prazos, discutimos as especificações e tiramos dúvidas.
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Remover itens desnecessários ou que não façam mais sentido;
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Estratégia organizacional de equipe UX
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Detalhar melhor itens já listados e necessários;
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Repriorizar os itens em ordem do que deve ser desenvolvido primeiramente;
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Adaptar estimativas;
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Incluir e revisar critérios de entrega;
Checkpoint:
O checkpoint é nossa reunião semanal técnica de direcionamento dos voluntários, onde fazemos atividades, discutimos impeditivos e avançamos com as tarefas. A idéia dessa reunião é ser objetiva e instrutiva; Criar um espaço controlado para apenas discussões técnicas exclusivamente com as pessoas atuantes da tarefa.
Apresentações:
Reuniões reservadas apenas para apresentação e entrega de uma tarefa.
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Integração de equipe
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Compartilhamento de conhecimento
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Fortalecimento da skill oratória do voluntário
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Fortalecimento e defesa da cultura de Ux na empresa.
Dinâmicas de Design Thinking:
Permite que a equipe tenha na prática uma perspectiva colaborativa de solução de problemas, levantamento de hipóteses e definições. Podemos encontrar soluções de maneira prática e dinâmica onde quebramos o viés individual e agregamos pontos de vista diferentes.
Feedback:
Avaliar e opinar sobre a realização de uma tarefa ou projeto. Assim, não focamos apenas no resultado, mas no desempenho, aprofundando a análise da ação para que, quando for repetida ou em oportunidades semelhantes, as lições recebidas possam ser utilizadas para uma performance diferente e melhor
Práticas da comunidade
O termo Comunidades de Práticas (CoP) representa um grupo de pessoas, guiado por um propósito comum, onde suas ações sempre se desdobram em evolução de conhecimento, principalmente conhecimento tácito.
“Comunidades de prática são grupos de pessoas que compartilham uma preocupação ou paixão por algo que fazem e aprendem como fazer melhor ao interagir regularmente.”
Etienne Wenger
A cultura de Comunidade prática é muito bem inserida dentro da Lacrei. Todos os voluntários partem de uma preocupação e uma paixão: ajudar a comunidade LGBTQIA+ e colaborativamente buscam evoluir seus aspectos técnicos de suas respectivas áreas.
Nosso objetivo é fortalecer essa comunidade colher os benefícios dessa dinâmica colaborativa
Quebra de Silos
Práticas e conhecimentos de áreas isoladas passam a ser compartilhadas
Menor dependência de cursos
O ensino formal nem sempre se enchaixa com as necessidades individuais, e nem sempre está acessivél para todos
Ambiente de Colaboração
Abiente sem hierarquia, onde todos podem co-criar
Conhecimento Tácito
Interesses e desafios abordados dificilmente serão encontrados em livros ou cursos, pois são problemas de ordem prática, diretamente ligados à experiência
Humanizar:
Operações para pessoas
Por último, na minha ótica, a operação deve girar em torno da equipe e não da entrega devemos capacitar o time e mantê-lo motivado com foco em uma mesma visão. Para isso, o time deve:
Participação e evolução: Participar dês da ideação das demandas até a entrega e relatório. Os voluntários devem ser encorajados a trazerem idéias de novas atividades, e metodologias. Alocamos as tarefas idealizando os interesses de cada usuárie focamos na escrita e apresentação de como foi elaborada a solução para cada tarefa, assim o conhecimento é compartilhado e eles evoluem a oratória.
Participação e tempo: Também debatemos tempo de entrega sempre em mente que os voluntários trabalham nas horas vagas e os prazos devem ser validados por eles, fazemos um checkpoint no meio da entrega e se for preciso, ajustamos a data.
Participação e conhecimento: Para o futuro queremos trazer pessoas especialistas para compartilhar conhecimento e tirar dúvidas dos voluntários por meio de aulas e workshops. Além disso, queremos encorajar os voluntários a também compartilhar conhecimentos seus, apresentando workshops de suas especialidades, estudos e vivências.
Participação e Feedback: É importante também trabalhar com reforço positivo e Feedback do que pode melhorar, comunicarmos nossa satisfação ou pontos de atenção geral assim mantemos a equipe unida e ciente de como enxergamos o valor da entrega dela. Esse Feedback pode ocorrer de maneira isolada (One-on-one) ou colaborativa (Feedback 360).